بعد اعتماد وإشهار المجموعة البحثية في مختلف القنوات الإعلامية الرسمية للجامعة الأردنية ب 6 أشهر، وحرصًا من الجامعة على ضمان فاعلية هذه المجموعات في إنتاج علمي نوعي مؤثر يخدم القطاعات المعنية، ستقوم لجنة اعتماد المجموعات البحثية في الجامعة بعقد اجتماعات مع كل مجموعة تم إشهارها، وذلك للتحقق من الأمور التالية:

1.     إنشاء منصة تواصل خاصة بالمجموعة:

يتعيّن على كل مجموعة بحثية إنشاء وسيلة تواصل داخلية تتيح تنظيم لقاءات دورية ونقاشات علمية منتظمة بين الأعضاء، بما يضمن استمرارية الحوار الأكاديمي وتبادل الرؤى البحثية. ويتولى الباحث الرئيسي مسؤولية تنسيق هذه اللقاءات ومتابعتها لضمان تفعيل دور جميع الأعضاء وتحقيق التقدم في مسار المجموعة البحثي.

2.     وجود خطة بحثية واضحة للمجموعة:

ينبغي إعداد خطة بحثية للمشاريع المنوي تنفيذها، تتماشى مع الخط البحثي للمجموعة، وتُعنى بتلبية احتياجات القطاعات المعنية. يجب أن تتضمن الخطة توزيعًا واضحًا للمهام والمسؤوليات بين الأعضاء بما يعزز التكامل والتعاون. وتُراجع الخطة وتُحدث بشكل دوري خلال الاجتماعات.

3.     إعداد وتقديم مقترحات بحثية (Proposals)::

استنادًا إلى الخطة البحثية، تُحدد المشاريع التي تتطلب دعمًا ماليًا، ويتم إعداد مقترحات بحثية لطلب التمويل من الجهات المحلية أو الدولية، مع توزيع الأدوار بين أعضاء المجموعة في إعداد وتقديم هذه المقترحات.

4.     متابعة الأبحاث الجارية والمنجزة:

تقوم المجموعة بمتابعة تقدم الأبحاث قيد التنفيذ ومناقشة الأبحاث المستقبلية، مع توضيح دور كل عضو في التنفيذ والكتابة والنشر والتشبيك مع القطاعات ذات العلاقة.

5.     ضمان مشاركة فاعلة لجميع أعضاء المجموعة:

يُؤكد خلال الاجتماعات الدورية على أهمية المشاركة الفاعلة لجميع الأعضاء، بما يشمل حضور الاجتماعات، والمساهمة في إعداد الدراسات، وكتابة ونشر الأبحاث، والمشاركة في مختلف أنشطة المجموعة. كما تتم متابعة الحاجة لإضافة أعضاء جدد أو تجميد عضوية الأعضاء غير الفاعلين. ويُشدد على ضرورة وجود مساهمة حقيقية وفاعلة لكل من يُدرج اسمه كمؤلف على أي بحث يصدر عن المجموعة، وذلك التزامًا بأخلاقيات البحث العلمي.

6.     تحديث الموقع الإلكتروني للمجموعة بشكل مستمر:

تلتزم كل مجموعة بتحديث موقعها الإلكتروني بانتظام، من خلال نشر الأخبار، الصور، مقاطع الفيديو، تفاصيل المشاريع البحثية، الأبحاث المنشورة، وأنشطة التعاون والشراكات، إضافة إلى بقية المحتويات المعتمدة في الموقع.